Hvor filene dine lagres

Filer du laster opp i portalen lagres hos Supabase i regionen eu-north-1 (Stockholm), altså innenfor EU/EØS. Hver bedrift har sitt eget adskilte område, og tilgangen håndheves både i databasen og i lagringslaget. Lenker til filene er kortlevde og signeres per forespørsel — de kan ikke deles videre eller bokmerkes.

Bedriftshjernen leser innholdet i filene for å sortere dem inn i bedriftens kunnskapsbase. Det er kjernen i tjenesten, ikke en tilleggsfunksjon.

Synkronisert mappe (OSIA Sync)

Bedrifter kan velge å koble en mappe på egne maskiner til Filer, slik at innholdet holdes i takt automatisk. Funksjonen er av som standard og må slås på av en eier eller administrator, som først må bekrefte punktene under. Vi lagrer hvem som bekreftet, når, og hvilken versjon av teksten det gjaldt.

Den synkroniserte mappen har to deler: Felles, som er bedriftens delte filer, og Mine filer, som er den enkelte brukerens eget område. Det private området er bare synlig for brukeren selv – ikke for kolleger, ikke for eier eller administrator i bedriften – og innholdet leses ikke av Bedriftshjernen. En maskin får Felles pluss det private området til den som koblet den til.

Unntaket er notater brukeren selv deler i Notater. Et notat delt med en kollega kan leses av den kollegaen, og et notat delt med alle kan leses av alle i bedriften og av Bedriftshjernen. Brukerens egen AI-assistent kan lese brukerens egne notater og notater som er delt med brukeren.

• Filene lagres i klartekst hos OSIAs lagringsleverandør (Supabase) slik at portalen kan vise dem og Bedriftshjernen kan lese dem. Overføring er kryptert, men dette er ikke ende-til-ende-kryptering.
• Filene kopieres til hver maskin vi godkjenner, og ligger da utenfor OSIAs kontroll — også hvis maskinen mistes eller stjeles.
• Sletting virker i begge retninger: fjerner du en fil i den synkroniserte mappen, havner den i portalens papirkurv, og tømmes papirkurven er den borte for godt.
• Bedriftshjernen leser innholdet i filene under «Felles» og sorterer dem inn i selskapets brain. Filer i ditt private område («Mine filer») leses ikke av Bedriftshjernen og deles ikke med andre i bedriften, med ett unntak: notater du selv deler i Notater. Et notat du deler med en kollega kan leses av den kollegaen, og et notat du deler med alle kan leses av alle i bedriften og av Bedriftshjernen. Din egen AI-assistent kan lese dine egne notater og notater som er delt med deg.
• Synk krever at OSIA Sync-agenten installeres og kjører på maskinen din.

Gjeldende versjon av vilkårene for filsynk: 3. Endres teksten, må bedriften bekrefte den på nytt før synkroniseringen fortsetter.

Når synkroniseringen slås av

En tilkoblet maskin kan fjernes når som helst i portalen. Da slutter den å synkronisere umiddelbart. Filene som allerede er kopiert til maskinen blir liggende der — de er utenfor OSIAs kontroll, og må slettes lokalt hvis de skal bort.

Sletting virker i begge retninger. Fjerner du en fil i den synkroniserte mappen, havner den i portalens papirkurv, der den kan gjenopprettes. Tømmes papirkurven, slettes filen også fra lagringen og kan ikke hentes tilbake.

Offentlige kilder vi leser

Når en bedrift tas inn i OSIA, bygger vi Bedriftshjernen blant annet av offentlige kilder om bedriften, som Enhetsregisteret og rollene i Brønnøysundregistrene og bedriftens egen nettside.

Nasjonalbiblioteket. Når arkivberikelsen er slått på, søker vi én gang, mens bedriften tas inn, i Nasjonalbibliotekets åpne API (api.nb.no) etter historiske omtaler av bedriften: aviser, tidsskrift, bøker og statlige publikasjoner som NOU-er, og katalogposter for bilder, plakater, film, radio og privatarkiv. Vi søker ikke på nytt senere.

• Vi leser bare det Nasjonalbiblioteket selv gjør åpent tilgjengelig for alle. Som standard tar vi bare med tekster uten opphavsrett; et videre lisensnivå velges bare for den enkelte bedriften.
• Vi lagrer korte utdrag rundt bedriftsnavnet, høyst omkring 1 200 tegn per kilde, med årstall, kilde og lenke til nb.no. For noen lisenser lagrer vi bare en henvisning uten tekst. For bilder, film og lyd lagrer vi bare tittel, år og en lenke til miniatyrbildet — innholdet blir ikke transkribert.
• Gamle tekster kan nevne personer. Utdragene er sentrert om bedriften, dødsannonser og personalia filtreres bort, og kildene er merket som historiske, slik at AI-en ikke framstiller dem som dagens fakta.
• Er treffet usikkert, kan utdraget sendes til språkmodellen vi bruker (Gemini på Google Vertex AI i EU) for å avgjøre om det handler om bedriften. Dette er av med mindre det er slått på.
• Arkivkildene kan slettes fra bedriftens hjerne når som helst, for eksempel når bedriften eller en person som er nevnt ber om det. Ta kontakt.

Databehandleravtale

Behandlingen av personopplysninger i OSIA reguleres av en databehandleravtale mellom bedriften og OSIA. Ta kontakt for et eksemplar, eller for spørsmål om hvilke opplysninger vi behandler på din bedrifts vegne.